Briefing en Diseño de Experiencia de Usuarios

by Jorge Barahona

Briefing es el proceso que ejecutamos, tanto para obtener un brief  y poder determinar el cumplimiento de sus objetivos y metas en el debrief. Lo ejecutamos a través de tres herramientas y que son:

  • Brief
  • Contra Brief
  • Debrief

Brief

Es la herramienta que permite entender los límites del proyecto y a la vez tener toda la información para poder elaborar una propuesta comercial o no.

Contra Brief

Es el proceso posterior a la recepción del primer brief en el que se busca clarificar la información entregada.

Permite saber cuán maduro o inmaduro es un proyecto, qué tan claro es para los convocantes e iniciar una conversación concreta con tu contraparte en torno al trabajo que desea ejecutar.

Sucede en la mayoría de las veces que las preguntas que haz hecho en el brief  tendrán respuestas generales o incompletas que impiden hacerse la idea de las implicancias y detalles del proyecto lo que necesariamente hará que hagas una mala evaluación con insospechados efectos futuros, que van desde no ganarse el proyecto o sencillamente sostener una administración compleja y tensa si se te adjudica el trabajo.

El contra brief es una buena noticia para tu potencial cliente ya que a través de tus preguntas permitirá que sepa que estás trabajando en sus indicaciones y le hará pensar mejor sus ideas sobre lo solicitado al proyecto.

Este proceso de contra preguntar, clarificar y desentrañar el brief siempre modifica la primera versión del documento recibido, de manera que según la complejidad del trabajo debe tardar el tiempo necesario para que tengas claridad y puedas decidir participar o no en la convocatoria.

Lo que buscamos es definir el brief final del proyecto para poder, sobre la base del mismo hacer una correcta y ajustada propuesta comercial. Un mal proceso de contra brief anuncia necesariamente una mala propuesta comercial y aumenta la posibilidad de perder el proyecto.

De manera que preguntar es muy bueno y solo eleva la positiva percepción que pueda tener de tu desempeño el cliente que te convoca.

Debrief

Los militares usan esta palabra para el proceso posterior a una campaña. En él miden el cumplimientos de las metas y los objetivos de dicha misión. “Normalmente los participantes presentan sus informes sobre la acción realizada y se analiza el comportamiento del grupo y de cada individuo a fin de mejorar futuras acciones similares.

En Diseño hacer un debrief es especialmente importante para cerrar un proyecto.

Cuando un proyecto es muy grande y ha tardado varios meses, el brief va sufriendo necesariamente cambios que van ajustando el proceso y redefiniendo los plazos, entregables e incluso las metas. Por lo mismo el debrief permitirá algo tan simple como terminar el proyecto y cobrar la factura final.

Sucede mucho que los clientes ante el evidente cierre del proyecto comienzan a pedir cosas que no estaban dentro de lo contratado y pueden llegar al extremo de interpretar libremente el “espíritu” de la propuesta para sumar nuevas cosas lo que entorpece y provoca tensiones en el proceso de cierre del trabajo.

Por lo mismo son tan importantes tanto el brief como una propuesta comercial clara y detallada para éste proceso.

El debrief es un chequeo de la lista de compromisos y entregables para verificar su correcta recepción y aceptación. Es además de un enorme beneficio para el cliente porque todo proyecto Diseño de Experiencia de Usuarios o UX sin duda produce cambios en la organización, sus modelos de negocios, equipos y objetivos.

El debrief asegura que se tenga conciencia del aprendizaje que todo proyecto entrega a las organizaciones y te permiten cerrar tu trabajo tal y como lo iniciaste; como un profesional.

En resumen un correcto proceso de debriefing ubica el uso de las herramientas del brief  y contra brief al comienzo del proyecto y el debrief al cierre del mismo.