¿Cómo hacer una propuesta comercial para proyectos de Diseño de experiencia de usuarios?

by Jorge Barahona

cafeteraUna vez acordado con el cliente el brief correspondiente se entiende que el Diseñador tiene todos los antecedentes para hacer su propuesta comercial.
Toda propuesta debe al menos tener las siguientes precisiones y en el siguiente orden:

  • Contexto
  • Visión
  • Propuesta
    • Argumentos de la solución
    • Estrategia
    • Herramientas a desarrollar
    • Objetivos
    • Entregables
    • Observaciones
  • Tiempos
    • Listado claro de las actividades de desarrollar en el tiempo
    • Tabla Gantt
  • Exclusiones
  • Condiciones comerciales
    • Valores
    • Restricciones tributarias
    • Forma de pago
    • Crédito de las facturas
    • Vigencia de la propuesta
    • No incluye
  • Condiciones legales de la propuesta
  • Anexos
    • Anexo Nº1: Equipo de trabajo
    • Anexo Nº2: Otro proyectos similares
    • Anexo Nº3: Gantt desplegada
    • Anexo Nº4: Otros anexos para respaldar la propuesta

Un breve desarrollo sobre cada punto permiten comprender mejor que una propuesta comercial es un documento objetivo y directo.

El valor de cualquier documento comercial es el contenido, la claridad como están descritas las partes, las acciones que se desarrollarán y sus entregables, sin descuidar el orden y la presentación.

Intenta ser objetivo, rápido y breve. No comiences jamás tus propuestas con 25 páginas sobre tus ideas de la internet, cómo el mundo cambió con los móviles o con cifras que a nadie le importan. Si te están pidiendo una propuesta es porque ya te filtraron, saben mucho más de ti de lo que imaginas y lo que esperan es saber cómo enfrentarás el proyecto y cuánto cobras; no transformes la propuesta en una clase de diseño que nadie te pidió.

Contexto

Es un resumen de lo que entendiste del brief que te entregaron. Permite al cliente saber de inmediato si tu nivel de comprensión de los problemas que desean resolver contigo es acertado y suficiente.
Puede que hayas entendido lo general pero no particularidades que podrían hacer cambiar radicalmente la propuesta de manera que unos dos o tres párrafos sobre el contexto en que estás imaginado el proyecto son muy importantes.

Visión

Muy breve cuéntale al cliente lo que sientes y piensas de su convocatoria. Tu postura profesional y desde dónde enfrentas el proyecto porque ayuda a entender si será necesario convocar otros profesionales o realizar actividades que no están dentro de lo pensado pero que permitirán que la organización que te contratará comprenda mejor el trabajo por hacer.

Es común que se hagan necesarios algunos talleres sobre todo para aunar criterios y que todos comprendan lo mismo. Por ejemplo, suele confundirse un proyecto de “usabilidad” con uno de Diseño de Experiencia de Usuarios (UX).
De manera que tu visión sobre el proyecto, tus ideas y visionamiento son en esta etapa fundamentales.

Insisto con lo breve y claro que debes ser. Ten presente que el que lee no se espera esta parte del texto ya que lo que busca es saber qué harás y por cuánto, sin embargo puede entender las estrategias futuras que usarás si que lo has argumentado en este espacio es consistente y le hace sentido.

Propuesta

Me gusta propuesta y no cotización fundamentalmente porque, al menos en AyerViernes no hay listas de precios.
Lo que están comprando son tus conocimientos y tu capacidad de aplicarlos de manera ventajosa para el que te contrata.
No vendes salchichas, ni horas/hombe (con el permiso de las mujeres) ni banners; vendes know-how y talento para resolver problemáticas complejas donde tu dedicación debe ser fiel al tamaño del proyecto.

Argumentos

Los elementos que permitirán entender la estrategia que propones, sus mecanismos de desarrollo y control del proyecto. Esta sección es la respuesta al contexto que definiste anteriormente.

Estrategia

¿Qué harás para cumplir con los objetivos y las metas del proyecto?

Una buena estrategia debe atender a todos los detalles relativos a los logros que el cliente espera percibir y sobre todo que dejen ver el valor agregado que todo proyecto UX entrega.

Metodología

¿Cómo lo harás, con qué equipo, por qué, qué deberá hacer el cliente, etc.?

Personalmente en esta parte entrego mi Metodología del Diseño Centrado en los Usuarios como resumen de cómo lo haremos y sustento mi argumentación sobre la base de esta gráfica.

METODOLOGIA

Herramientas a desarrollar

Párrafos que permiten que expliques en detalle las herramientas a utilizar y por qué; qué se logrará y qué entregables habrán.

Objetivos

Listarlos te permite dibujar claramente lo que se desea lograr. Normalmente los objetivos son generales y medios intangibles lo que provoca cierto vértigo de los clientes sobre el real valor de retorno que tendrá la inversión que están por hacer.

Es por eso que una identificación y proyección de dichos objetivos es muy importante para definir las reglas y límites del negocio.

Entregables

Los proyectos de UX son largos y requieren que el equipo vaya mostrando avances concretos es por eso que los entregables permitirán tangibilizar lo que estás haciendo y se pueden asociar a un plan de pagos de tus honorarios.

Observaciones

Siempre hay detalles o cosas que quieres dejar de manifiesto y que influyen en el presupuesto. Detallar esas observaciones y exclusiones evita malos entendidos futuros.

Por ejemplo, si vas hacer pruebas de usabilidad, tal vez no hagas el reclutamiento, condición importante del precio final.

Tiempos

Cualquier planificación está hecha para no ser cumplida (como dice Humberto Maturana) pero hacemos las tablas de tiempo fundamentalmente para listar fechas posibles y los recursos que tendrás que disponer.

Has un listado claro de las actividades a desarrollar en el tiempo. Una lista numerada que te la entrega cualquier aplicación de gantt permite identificar ahora de manera particular cada una de las tareas que definiste en la gantt. Permite recorrer todo lo que harás y sus entregables.

Tabla Gantt

Hago las gantt (sabiendo que es un placebo que les encanta a los clientes y que no se cumplirá) con un software como OmniPlan que permite poner la tareas, tiempos, los recursos y otros derivados pero lo más importante que debes atender son los tiempos posibles de respuesta de los clientes y que siempre son indeterminados.

Una gantt te permite reclamar el no cumplimiento de la misma y ganar espacio de negociación futura o tiempo que es el bien más escaso en todo proyecto.

Condiciones comerciales

Valores

Los valores deben ser en moneda local o la que te permita absorber la inflación (si es muy severa en tu país) de manera que tenga consistencia en el tiempo.

Sugiero no disgregar demasiado los precios, te han pedido algo, argumentáste lo suficiente como para decir, esto vale “USD XXX.XXX.- (se ve bonito así de 6 cifras no?) y ya. Sin embargo los valores deben atender algunas veces a una lista como las evaluaciones de usabilidad o cantidad de plantillas HTML.

Restricciones tributarias

Los valores tienen impuestos incluidos o no. Bajo qué tributación se rigen. Descuenta IVA u otros impuestos. Se acoge a algún mecanismo tributario particular?

Forma de pago

Tal vez la parte más importante de esta sección ya que aquí defines el flujo de caja futuro asociado a este proyecto. Sugiero siempre determinar los pagos a algún flujo que te permita sostener la contratación de otros profesionales, pagos de servicios, viáticos, etc.

Colocar un pago inicial con la Orden de Compra te permite además tener caja para contratar gente y respaldar la compra de insumos.

Crédito de las facturas

En Chile las empresas grandes tienen una práctica letal para profesionales o pymes y que es pagar a 30 o más días las facturas o boletas. Claramente trabajan con el crédito de sus proveedores.

Salvo contadas y destacadas excepciones me pagan antes de 30 días, de manera que eres tu el que define éstas reglas.

Sugiero que el crédito que le des a tus clientes sea no superior a 15 días. Si los pagos de las facturas se atrasan cobra el costo del dinero en el mercado bancario y traspasa ese precio a tu cliente. O sale él a pedir el dinero al mercado o lo haces tu; lo que está claro es que el dinero tiene un costo en el mercado y alguien lo debe pagar.

Vigencia de la propuesta

Por cuánto tiempo sostienes los precios comprometidos en la propuesta, pero más importante hasta cuándo puedes esperar una respuesta. Sucede que pasan semanas sin que se cierre ningún negocio y de improviso llega una avalancha de trabajos que tal vez por tu tamaño no puedas asumir.

Trabajo para pocos clientes a la vez, tres o cuatro es suficiente, de manera que es perfectamente viable que aclares incluso desde cuándo puedes empezar el proyecto. Por ejemplo, en temporada de mucho trabajo entregamos propuestas pero ponemos una fecha clara de inicio del proyecto y que generalmente es meses después.
Normalmente trabajamos con unos tres meses de exclusión así respondemos bien a todos nuestros clientes.

No incluye

Listar todos los NO INCLUYE es muy importante principalmente porque los clientes suelen entender lo que quieren de las propuestas y deducen cosas que como no están dichas las reclaman como viables.

No sabes la cantidad de problemas que he pasado por no listar lo que no incluye mi propuesta. Son cosas pedestres y no tanto, Por ejemplo, no incluye reclutamiento. No incluye wireframes de alta densidad o el diseño tipográfico. No incluye arriendo de equipos de fotografía o no incluye ilustraciones.
Te salvarán el proyecto.

Condiciones legales de la propuesta

Siempre incluye quién es el responsable legal de la propuesta, su identificación y correo. Sugiero incluir bajo qué leyes y con qué límite. A la vez trata que las propuestas se vuelquen, o en una Orden de Compra o en un Contrato. Explicita en ésta sección que los trabajos se inician una vez recibida la orden o firmados los contratos por ambas partes.

Anexos

  • Anexo Nº1: Equipo de trabajo

Una lista de tu equipo, sus profesiones cargos y competencias ayuda a que el cliente entienda con quiénes te rodeas y qué función cumplirán en el proyecto.

  • Anexo Nº2: Otro proyectos similares

Un pequeño portafolio ayuda a crear confianza y seguridad que eres fiable, tanto que pones a tus clientes para los que has trabajado, sus nombre y correos por si desean preguntar por tus virtudes.

  • Anexo Nº3: Gantt desplegada
  • Anexo Nº4: Otros anexos para respaldar la propuesta

Una cosa final; las propuestas se presentan y venden, sobre todo a clientes nuevos. Jamás envíes propuestas por correo porque lo más probable es que nunca tengas respuesta o que pierdas la convocatoria sin saber por qué, quiénes ganaron y por cuánto. Evita ser la tercera propuesta de una convocatoria ya resuelta.